UFFICIO STAMPA: come gestirlo al meglio

UFFICIO STAMPA
FUNZIONI, OBIETTIVI, STRATEGIE

L’ufficio stampa è una struttura aziendale che trasmette informazione in  modo chiaro, attraverso i canali appropriati, nei tempi opportuni, raggiungendo i destinatari privilegiati del proprio messaggio.
La funzione principale di un ufficio è, quindi, quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente o organizzazione verso gli organi di informazione.
I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.
Interpreta i segnali che provengono dai media, i temi in agenda, le opinioni dei giornalisti circa la propria organizzazione.

Obiettivi:

- Ottenere la migliore e più ampia visibilità possibile sui media, favorendo l’organizzazione nel raggiungimento della sua missione e dei suoi obiettivi istituzionali.
- Una visibilità che valorizzi l’immagine dell’organizzazione, rafforzi l’identità, accresca l’autorevolezza, favorisca lo sviluppo.

L’ufficio stampa svolge molteplici attività quali:

- redazione comunicati stampa cartacea e sul web;
- organizzare la raccolta e l’archiviazione della documentazione di base inerente l’organizzazione (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell’ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati, biografie, profilo storico, foto e immagini, video, ecc.);
- rassegna stampa quotidiana, elaborazione dossier tematici,  verificare fonti, notizie, riferimenti all’attività e reperire documentazione;
- curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi sportivi, della politica, del sindacato, della cultura quali destinatari dell’informazione;
- promuovere e organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni;
 individuare i punti di forza dell’organizzazione utili alla promozione della stessa.

Gli strumenti operativi di un ufficio stampa

La necessità di dotarsi di un’adeguata strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro dell’ufficio stampa: computer, web, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici.

I Ferri del mestiere

- L’Agenda del giornalista
– Strumenti per il web
- Vocabolario e Grammatica

Il rapporto con i giornalisti

Inter-dipendenza

- Dipendenza dei giornalisti dagli addetti alle relazioni pubbliche come fonte primaria d’informazione;
- dipendenza degli addetti stampa dai “guardiani” dei media (gatekeeper), selettori delle notizie.

Le 7 C (di Cutlip e Center)

- Credibilità. Il destinatario deve aver fiducia nella professionalità e competenza del mittente;
- Contesto. Uniformarsi all’ambiente cui ci si rivolge;
- Contenuto. Il messaggio deve essere una notizia;
- Chiarezza. Non c’è niente di così complesso che non possa essere spiegato con semplicità;
- Continuità. La comunicazione non dovrebbe finire mai;
- Canali. Saper utilizzare quelli a disposizione in modo appropriato;
- Capability of audience. Monitorare sempre la ricettività del pubblico;

Rapporti personali

- Stabilire relazioni personali con il maggior numero di giornalisti “utili”.
- Il giornalista non è mai un “amico”.
- Il modo più efficace per migliorare i rapporti personali è offrire notizie, la vera merce di scambio con i giornalisti.
- Rispetto (riconoscimento e rispetto del gioco delle parti).
- Cortesia (mai indifferenza o insofferenza: facilitare il lavoro).
- Correttezza (rispetto delle regole del gioco).
- Fiducia reciproca (riconoscimento di professionalità e competenza).

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